Mentions légales
Conformément aux dispositions des articles 6-III et 19 de la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la Confiance dans l’économie numérique, dite L.C.E.N., nous portons à la connaissance des utilisateurs et visiteurs du site : www.amsdistri.fr les informations suivantes :
ÉDITEUR
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AMS Distribution
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HÉBERGEMENT
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Politique de confidentialité
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise sous-traitante vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles et de santé que vous nous confiées.
1/ Candidature à un emploi ou demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi ainsi que les données éventuelles fournies par les anciens employeurs sont collectés par A.M.S. DISTRIBUTION (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seules la Direction et l’assistante de gestion sont habilitées à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques ou des agences d’intérim.
2/ Données-prospects, demandes de renseignement, de devis et de rappel
Des données et renseignements sur nos clients potentiels sont enregistrés par A.M.S. DISTRIBUTION qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’informations concernant des interlocuteurs d’entreprises-clientes potentielles et/ou des prospects-particuliers (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction éventuelle, adresse, détail du projet, détail des équipements actuels…) est la détection de client potentiel, la gestion de la relation-prospect précontractuelle, l’étude des projets et l’ouverture de compte-client. Seuls la Direction et le personnel commercial concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que distributeur-loueur-réparateur de matériel. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données prospects avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce).
3/ Données des clients
Des informations personnelles sur nos clients-particuliers et les interlocuteurs travaillants chez nos clients B2B sont enregistrées par A.M.S. DISTRIBUTION qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, adresse, téléphone, fonction éventuelle, questions posées et réponses associées, facturations…) est la gestion de la relation client, le support-client, le suivi de projet et la facturation associée. Seuls la Direction, le personnel comptable interne ou externalisé et le personnel en relation avec les clients peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle et 10 ans pour les pièces comptables nominatives. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’un devis ou bon de commande signé (voire validé oralement) ou l’obligation légale liée à une législation en vigueur ou notre intérêt légitime en tant que distributeur-loueur-réparateur de matériel. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce).
4/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) et de journalistes joignables a été mis en place par A.M.S. DISTRIBUTION qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire et la gestion de la relation-presse. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
5/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par A.M.S. DISTRIBUTION (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
6/ Newsletters et invitations à des évènements
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par A.M.S. DISTRIBUTION qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@amsdistri.com que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènements. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
7/ Traçabilité des appels téléphoniques
Un système de traçabilité des appels téléphoniques (notamment en absence) a été mis en place par A.M.S. DISTRIBUTION qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (téléphone entrant ou sortant et durée des appels) est le contrôle des appels en absence et la traçabilité des contacts-entrants. Seul le personnel concerné est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 an. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
8/ Architecture informatique sécurisée
Nos données sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos datacenters externalisés certifiés iso27001, notamment OVH® et Orange®.
9/ Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@amsdistri.com, ou courrier postal adressé à Service DPO, AMS DISTRIBUTION, Chemin de Bernichon, 33360 Latresne. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.